Hoe voorkom je administratieve fouten in de salarisverwerking?

Een verkeerde loonstrook, een fout in de loonaangifte of een vergeten pensioenafdracht: het lijkt klein, maar de gevolgen zijn groot. Denk aan boetes van de Belastingdienst, ontevreden medewerkers of verlies van vertrouwen. Als specialist in salarisverwerking helpt HSU.nl bedrijven dagelijks aan een foutloze loonadministratie. In dit blog delen we de vijf meest gemaakte fouten en hoe je ze voorkomt met een goed georganiseerde loonadministratie!

1. Verkeerde of onvolledige persoonsgegevens

Een spelfout in een naam, verkeerd BSN of onjuiste geboortedatum: het leidt tot vertragingen in salarisbetalingen of problemen met de Belastingdienst. Controleer daarom altijd bij indiensttreding alle persoonsgegevens aan de hand van een geldig ID en verwerk mutaties direct.

2. Te laat of onjuist aanleveren van gewerkte uren

Als gewerkte uren onvolledig of te laat worden aangeleverd, ontstaan er fouten in het loon. Medewerkers krijgen dan te weinig of te veel betaald, wat leidt tot correcties achteraf. Zorg voor een foutloze salarisadministratie daarom voor een duidelijke deadline en een gestroomlijnd proces in je tijdregistratie.

3. Verkeerde toepassing van cao’s of afspraken

Cao-wijzigingen, loonsverhogingen of toeslagen worden vaak vergeten of verkeerd doorgevoerd. Dit zorgt niet alleen voor fouten op de loonstrook, maar kan ook leiden tot conflicten of juridische stappen. Houd je kennis van cao’s en loonafspraken daarom goed bij of overweeg om de salarisadministratie uit te besteden, zodat je loonadministratie altijd up-to-date is.

4. Fouten in loonheffing of pensioenafdracht

Het te laat of foutief aanleveren van loonaangiftes of pensioenafdrachten is een vermijdbare fout die kan leiden tot boetes, naheffingen en pensioenschade voor je medewerkers. Voorkom dit door deadlines strak te bewaken, automatische meldingen in te stellen en te werken met software die ontbrekende gegevens signaleert. Wijs daarnaast één verantwoordelijke aan voor de controle van de loonstrook en de aangifte. Zo blijft je administratie op orde en voorkom je boetes en financiële schade die niet meer te herstellen is.

5. Geen structurele controle op loonstroken

Als je geen maandelijkse controle uitvoert, kunnen fouten zich opstapelen. Check altijd of bruto-netto bedragen, inhoudingen en reserveringen kloppen. Bij structurele fouten raken medewerkers het vertrouwen kwijt, en terecht.

Laat salarisverwerking geen hoofdpijn worden

Wil je deze risico’s voorkomen en grip houden op je salarisadministratie? Besteed de loonadministratie dan uit aan HSU.nl! Bel of mail ons voor een vrijblijvend adviesgesprek op 088-5363300 of info@HSU.nl of vul het contactformulier in.