Onboarding payroll medewerkers: zo doe je het goed!

29 oktober 2024

Nieuwe payroll medewerkers kunnen soms de connectie met het bedrijf missen omdat ze niet bij het bedrijf zelf op de loonlijst staan. Goede onboarding is daarom essentieel om deze connectie te maken, zodat payroll medewerkers graag bij je blijven werken. In dit artikel geeft HSU.nl je 5 tips om de onboarding van een nieuwe (payroll) medewerker tot een succes te maken. Ook als werkgever heb je namelijk maar één kans om een goede eerste indruk te maken!

1. Bereid alles goed voor

Het zijn de kleine dingen die iemand die nieuw is vertellen: ik ben welkom en ze zaten op me te wachten. Zorg daarom dat alle zaken die vooraf kunnen worden geregeld, zoals een ingerichte werkplek (met een bloemetje op het bureau), een laptop met inloggegevens en een werkend mailadres ook daadwerkelijk geregeld zijn. En dat iemand die precies weet wie de payroll medewerker is, zorgt voor een hartelijke ontvangst. Het is een aanrader om dit zelf te doen.

2. Onboarding draaiboek

Een onboarding draaiboek zorgt voor structuur tijdens de onboarding periode. Het is fijn voor de nieuwe payroll medewerker om te weten wat er allemaal op het programma staat. Hierbij kun je denken aan informatie over het bedrijf, zoals: blogs, tutorials en informatie rond om het takenpakket. Een draaiboek zorgt voor overzicht en houvast, en voorkomt onduidelijkheid. Ook zorgt het ervoor dat een medewerker altijd zelf vooruit kan wanneer er even geen begeleiding is.

3. Kennismaken nieuwe collega’s

Het is belangrijk dat een payroll medewerker zo snel mogelijk in het team wordt opgenomen. Maak daarom samen een rondje langs directe en indirecte collega’s om alvast kennis te maken, zowel formeel als informeel. Staat er bijvoorbeeld een borrel of teamactiviteit op de planning voordat de nieuwe payroll medewerker officieel begint? Dan is dat een mooie gelegenheid om hem of haar alvast uit te nodigen om het team alvast wat beter te leren kennen.

4. Onboarding buddy

Door een onboarding buddy aan te wijzen versoepel je de integratie in het team voor zowel de payroll medewerker als zijn nieuwe collega’s. Geef een buddy de tijd en de vrijheid die nodig is om voor goede begeleiding te zorgen. Hij of zij moet de nieuwe medewerker goed kunnen inwerken zonder druk van eigen taken die ook af moeten. Een gestreste buddy zorgt voor een opgejaagd gevoel en dat nodigt niet uit om hulp aan te vragen. Dit vraagt vooral in het begin wat meer tijd en energie, maar vergroot de kans op een snelle en succesvolle integratie aanzienlijk.

5. Evaluatie

Een onboarding proces neemt altijd meerdere maanden in beslag en duurt bij sommige bedrijven zelfs een jaar. Plan daarom ook evaluatie momenten in om er zeker van te zijn dat de onboarding goed verloopt, zodat je bij kunt sturen als dat nodig is. De uitkomsten kun je vervolgens ook gebruiken om je onboarding proces te verbeteren.

Onboarding onmisbaar bij payroll

Zoals je ziet, begint het proces van onboarding al ver voor de eerste dag van een payroll medewerker. Een goede voorbereiding is dan ook noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Zo maak je als bedrijf een goede eerste indruk op nieuwe payroll medewerkers en geef je ze de bevestiging die ze zoeken. Namelijk dat ze echt onderdeel van je bedrijf uitmaken en hier een toekomst hebben, waardoor ze loyaler en gemotiveerder zijn.