Waarom je de backoffice van jouw uitzendbureau het best kan laten verzorgen door een payrollbedrijf

15 juni 2017

De backoffice vormt een essentieel onderdeel van een uitzendbureau. Het personeel van de backoffice houdt zich onder andere bezig met de urenregistratie, de facturatie en de verloning. Zij verwerken administratieve klantprocessen waarbij contact met de klant niet noodzakelijk is. Dat maakt de backoffice niet minder onbelangrijk. Integendeel, zonder het personeel die de backoffice verzorgt draait een onderneming niet. Maar waarom zou je bij een goedlopend uitzendbureau de backoffice uitbesteden? In deze blog beantwoord ik deze vraag door de vier meeste gestelde vragen over het uitbesteden van de backoffice in de uitzendbranche te behandelen.

Wat zijn voor mij als eigenaar van een uitzendbureau de voordelen van het uitbesteden van de backoffice aan een payrollbedrijf?

• Als ondernemer wil je je kunnen richten op de corebusiness. Wanneer je kiest voor een payrollbedrijf die voor jou de backoffice verzorgt kunt je je blijven richten op het ondernemerschap, een groot deel van de administratieve werkzaamheden worden je uit handen genomen.
• Het payrollbedrijf bewaakt de cao-, wet- en regelgeving, zorgt voor de juiste certificeringen en draagt de hoge kosten voor de automatisering.
  Het payrollbedrijf zorgt er ook voor dat jouw kennis up-to-date blijft en voorziet je van alle informatie die voor jouw uitzendbureau van belang is.

Is een backoffice een algemeen product of een op maat gemaakt product?

Een backoffice wordt altijd op maat gemaakt naar de behoeften van een onderneming en in dit geval van een uitzendbureau. Een goed payrollbedrijf zal meerdere opties aanbieden. De twee meest gangbare varianten zijn:

• Het payrollbedrijf factureert jouw opdrachtgevers en draagt het een groot deel van het ondernemersrisico.
• Jouw onderneming factureert de opdrachtgevers en draagt zelf (een deel van) het risico.

Bij de eerste variant houd je je als uitzendbureau bezig met het werven en selecteren van medewerkers en plaatsing van deze medewerkers bij de opdrachtgevers. Het payrollbedrijf zal namens jouw onderneming de opdrachtgevers factureren, een kredietcheck uitvoeren bij de bedrijven waarmee je zaken doet en je verzekeren tegen wanbetaling van de opdrachtgevers.
Bij de tweede variant laat je, wat betreft je uitzendmedewerkers, alles regelen door het payrollbedrijf maar kies je ervoor om de facturatie naar de opdrachtgevers toe zelf re verzorgen. Het risico op wanbetalers ligt bij jou als ondernemer. Je kunt hierin zelf een keuze maken. Meestal kiezen ondernemingen die financieel daadkrachtig genoeg zijn voor de tweede optie, maar dat is geheel aan jou.

Waarom kiezen (startende) uitzendbureaus het best voor een payrollbedrijf?

Er zijn tal van regels en wetten, maar deze veranderen ook vaak. Dan is ruime ervaring en een brede kennis waar een payrollbedrijf over beschikt, zeer welkom. Wanneer de ondernemer zich kan richten op het ondernemen en op zijn mensen zal het de organisatie versterken, er hoeft immers geen tijd meer te worden besteed aan de backoffice. Je zult je misschien afvragen of de klanten er nadelige gevolgen van ondervinden wanneer de backoffice in handen ligt van een payrollbedrijf maar klanten zullen geen verschil merken. Alles gebeurt achter de schermen en als ondernemer blijf je aanspreekpunt voor de klanten.

Waar let je op bij het kiezen van een payrollbedrijf?

Ga op zoek naar een payrollbedrijf met ruime ervaring in het verzorgen van de backoffice. Een payrollbedrijf moet aan verschillende eisen voldoen:

• Het moet beschikken over een NEN-4400 1 certificering en een verklaring goed betalingsgedrag van de Belastingdienst.
• Kan het payrollbedrijf in de voor jou beste cao verlonen? Denk hierbij aan de ABU en/ NBBU.
• Er moet beschikking zijn over een G-rekening.
• Het payrollbedrijf moet jou, wanneer nodig, voorzien van de benodigde kennis aangaande cao’s, inlenersbeloning, re-integratie van zieke medewerkers en arbeidsrecht.
• Er moet een goede kredietcheck en kredietverzekering aangeboden worden.
• Het payrollbedrijf zou de de lonen van de uitzendmedewerkers moeten kunnen voorfinancieren.
• Het payrollbedrijf moet een logische en heldere automatiseringssysteem aanbieden om o.a. eenvoudig je urenregistratie door te kunnen geven.
• Snelheid. Een payrollbedrijf moet zorgvuldig zijn en snelheid hebben zodat je als ondernemer door kan gaan met je werk. Dagen wachten op een arbeidsovereenkomst is “not done”.

Samengevat zie je dat er flink wat regelgeving bij komt kijken, dat een goed payrollbedrijf over een schat aan ervaring en kennis zal moeten beschikken wil je een samenwerking aangaan en dat de backoffice veel tijd kan kosten. Goede redenen om als uitzendbureau de backoffice uit te besteden aan een payrollbedrijf.

Bob, directeur HSU.nlpayrollservices: ‘Richt jij je als ondernemer op jouw corebusiness, dan regelen wij de backoffice.’