Dossieropbouw

Waarom is het aanleggen van een personeelsdossier ineens veel belangrijker geworden?

12 december 2015

De dossieropbouw inzake het functioneren van personeel heeft in veel bedrijven geen prioriteit. Toch is het met de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) veel belangrijker geworden om goede personeelsdossiers aan te leggen. Maar waarom eigenlijk?

Het toegenomen belang van een goed dossier

Een goede dossieropbouw is primair bedoeld om goed functionerende werknemers een positief signaal te geven. Je brengt iemands loopbaan en voortgang in kaart en kunt informatie over iemands presteren gemakkelijk overdragen bij veranderingen in het management.

Maar juist in het geval van een disfunctionerende medewerker is de opbouw van het dossier belangrijker geworden. Met de WWZ en de hervormingen in het ontslagrecht (waar we al eerder een artikel over schreven) is het een vereiste geworden binnen een ontslagprocedure.

Vroeger: ook bij incompleet dossier overeenkomst beëindigen

Als je als werkgever een arbeidsovereenkomst wilt ontbinden vanwege disfunctioneren, moest je dat altijd al onderbouwen. De kantonrechter was tot 1 juli 2015 vrij in het oordeel of een arbeidsovereenkomst op grond van de onderbouwing moest worden ontbonden.

Ook als er twijfels waren over de opbouw van het dossier, kon de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbinden. Eventueel kende de rechter nog een hogere vergoeding aan de werknemer toe wanneer het dossier echt onvoldoende compleet was.

Ontslagredenen moeten getoetst worden

Vanaf 1 juli is echter de wettelijke vereiste neergelegd om de ontslaggronden te toetsen. Dat kan de kantonrechter alleen met een goed en nauwkeurig opgebouwd dossier.

In het nieuwe recht vervalt de mogelijkheid voor de kantonrechter om de overeenkomst te ontbinden met een onvoldoende compleet dossier. Hij of zij moet het dossier aan de nieuwe wet toetsen en is het dossier niet in orde, dan kan de overeenkomst niet worden ontbonden.

Kortom: om de arbeidsovereenkomst van een disfunctionerende medewerker te kunnen ontbinden, moet het opgebouwde personeelsdossier voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen. Is het dossier niet goed opgebouwd, dan mag de kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden en blijft de medewerker gewoon in dienst.

Verbetertraject en scholing

Een werknemer die niet goed functioneert moet hier door de werkgever op worden aangesproken en de kans krijgen om zich te verbeteren. Dat is altijd zo geweest en blijft in de WWZ hetzelfde.

Nieuw is het dat werkgevers wettelijk verplicht zijn om bij disfunctioneren een verbetertraject aan te bieden en de mogelijkheid tot scholing moeten geven. Volgens de WWZ mag je een arbeidsovereenkomst namelijk niet ontbinden als het ondermaats presteren komt door gebrek aan scholing vanuit de werkgever.

Wanneer is een dossier goed opgebouwd?

Met de volgende checklist kun je toetsen of je personeelsdossier goed is opgebouwd. Scoor je positief op alle punten, dan is je dossieropbouw op orde.

Algemeen

  • De functieomschrijving is actueel en is in het bezit van de medewerker.
  • De werkgever voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerker. Van deze gesprekken is een verslag gemaakt.
  • Er is sprake van duidelijke en objectieve gedragsregels.
  • Slecht nieuws wordt op tijd gebracht bij de medewerker.
  • Met een zieke medewerker wordt contact gehouden. De werkgever maakt een re-integratieplan en voert dit tijdig uit.
  • Waar verdiend krijgt de medewerker complimenten en waardering.
  • De afspraken met de medewerker worden nagekomen.

Disfunctioneren

  • De medewerker wordt concreet gewezen op disfunctioneren en krijgt voorbeelden van dit disfunctioneren.
  • Bij wangedrag wordt de medewerker altijd schriftelijk aangesproken. Een officiële waarschuwing is hierbij een methode.
  • Het contact met de medewerker blijft altijd netjes en correct.

Scholing

  • Er zijn doorlopende scholingsmogelijkheden en het disfunctioneren van de medewerker komt niet door te weinig scholing.

Verbetertraject

  • Bij slecht functioneren wordt er een verbetertraject opgesteld en gevolgd.
  • De medewerker wordt in het verbetertraject ondersteund en wordt hiertoe scholing aangeboden.
  • De werkgever evalueert het verbetertraject met de werknemer, stuurt waar nodig bij en meldt vervolgstappen.

Tips voor een goede dossieropbouw

Blijkt uit de checklist dat je de dossieropbouw nog kunt verbeteren? Houd dan de volgende tips in het oog:

  • Werk zoveel mogelijk met objectieve gegevens (feiten, omstandigheden en kom met concrete bewijzen).
  • Leg afspraken en eventuele maatregelen duidelijk vast en omschrijf wat deze inhouden.
  • Maak een vast format voor je dossieropbouw, zodat je dat ook bij nieuwe werknemers kunt volgen.
  • Vermeld details als data, persoonsnamen, functienamen, tijdstippen en jaartallen.
  • Voer minstens twee keer per jaar een functioneringsgesprek en één keer per jaar een beoordelingsgesprek en leg die gesprekken ook schriftelijk vast.
  • Leg eventueel gevolgde scholing vast in het dossier.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je advies over de opbouw van je personeelsdossiers? Neem vrijblijvend contact met HSU.nl voor meer informatie.