Hoe ga je om met ziekteverzuim bij payroll medewerkers?

Bij een ziekmelding van een payroll medewerker loopt het verzuimtraject anders dan bij je eigen vaste personeel. Het payrollbedrijf neemt de administratieve afhandeling en de loondoorbetaling op zich, maar jouw rol als functioneel werkgever blijft cruciaal. In dit blog van HSU.nl lees je wat er precies van je verwacht wordt en hoe je voorkomt dat verzuimtrajecten uit de hand lopen.

Wat moet jij als werkgever doen bij ziekteverzuim van een payroll medewerker?

Ziekteverzuim van payroll medewerkers vraagt om een dubbele aanpak: het payrollbedrijf regelt de formele kant, maar jij zorgt voor de begeleiding op de werkvloer. Dit zijn de belangrijkste acties die je bij payroll voor de werknemer moet zetten:

1. Zorg voor een duidelijk verzuimprotocol

Leg helder vast bij wie en op welke manier een ziekmelding moet gebeuren. Vergeet niet te vermelden dat de medewerker zich ook bij het payrollbedrijf moet melden. Een goed protocol voorkomt verwarring en zorgt voor een vlotte start van het traject.

2. Houd contact met de medewerker

Toon betrokkenheid en blijf in gesprek met de medewerker. Vraag hoe het gaat, bespreek de voortgang van het herstel en denk mee over eventuele aanpassingen op de werkvloer. Deze communicatie versterkt het vertrouwen en stimuleert een vlottere terugkeer.

3. Stem goed af met het payrollbedrijf

Zorg voor een open communicatie en regelmatige afstemming. Het payrollbedrijf schakelt de arbodienst in en betaalt het loon door, maar jij bent medeverantwoordelijk voor het re-integratietraject. Zorg samen voor een goede afstemming over werkhervattingsmogelijkheden of eventuele aanpassingen. Zo voorkom je dat je elkaar onbewust tegenwerkt

4. Meld tijdig bij de arbodienst

Zorg dat de medewerker binnen een week na ziekmelding wordt aangemeld bij de arbodienst. Dit is wettelijk verplicht en voorkomt vertraging in het proces. De arbodienst kan dan tijdig een eerste beoordeling doen en adviseren over vervolgstappen.

5. Voorkom verzuim met preventieve maatregelen

Een veilige en gezonde werkplek is de basis. Laat regelmatig een RI&E uitvoeren, stel duidelijke veiligheidsmaatregelen op en grijp in bij signalen van werkdruk of fysieke belasting. Ook periodieke gesprekken over werkgeluk en inzetbaarheid helpen verzuim te voorkomen.

Heldere afspraken, minder verrassingen

Bij ziekteverzuim van payroll medewerkers zijn goede communicatie, duidelijke afspraken en nauwe samenwerking met het payrollbedrijf essentieel. Jij begeleidt de medewerker op de werkvloer, zij verzorgen de loonkant en schakelen de juiste instanties in. Door vanaf het begin actief te sturen op samenwerking, voorkom je misverstanden, loonsancties en langdurig verzuim.

Vragen over ziekteverzuim bij payroll medewerkers?

Heb je hulp of advies nodig bij ziekteverzuim van payroll medewerkers? Bel ons via 088-5363300 of mail naar info@HSU.nl. We denken graag met je mee.