Waarom steeds meer uitzendbureaus hun backoffice uitbesteden
27 augustus 2015
Nieuwe uitzendbureaus schieten als paddenstoelen uit de grond. Mede hierdoor lijkt een eigen uitzendbureau beginnen voor veel startende ondernemers een schot in de roos. Maar eenmaal gestart blijkt het runnen van een eigen uitzendbureau minder gemakkelijk dan het lijkt. Waar lopen deze starters precies tegenaan?
Geen kennis van cao’s en regelgeving
Een eigen uitzendbureau beginnen is niet heel ingewikkeld, maar de backoffice van een uitzendbureau is dat wel. Dit is dan ook primair hetgeen waar beginnende uitzendbureaus tegenaan lopen.
De afgelopen jaren probeerden brancheorganisaties als de ABU en NBBU samen met de overheid malafide uitzendbureaus aan te pakken die ongeveer alle regels aan hun laars lappen. Tussen deze uitzendbureaus zitten ook ondernemers die, zonder enige kennis van zaken, zijn gestart met hun uitzendbureau.
Omdat zij totaal niet bekend zijn met bijvoorbeeld geldende cao’s en regelgeving, lopen zij tegen de lamp. Deze ondernemers komen er vaak te laat achter dat ze het starten van een eigen uitzendbureau compleet anders hadden moeten aanpakken.
Waarom backoffice uitbesteden?
Om op een verantwoordelijke manier je eigen uitzendbureau te starten, dien je je voor te bereiden op de administratieve rompslomp en de kennis waarover jij en je medewerkers op de vestiging moeten beschikken.
Daarnaast kunnen je als ondernemer rekenen een stevige investering in een goed softwarepakket en heb je voldoende liquide middelen nodig om de lonen van medewerkers te kunnen betalen nog voordat de facturen van je opdrachtgevers voldaan zijn. Deze bedragen lopen vaak hard op.
Daarom kiezen veel startende ondernemers direct om hun gehele backoffice uit te besteden aan een hiervoor gespecialiseerd payrollbedrijf. Zij tackelen voor de ondernemer de meeste problemen en nemen aan de achterkant dit soort zaken over.
Hoe werkt het uitbesteden van je backoffice?
Een goed payrollbedrijf biedt je vaak meerdere opties als het gaat om je backoffice uitbesteden.
Optie 1: het payrollbedrijf factureer je opdrachtgevers (en draagt het risico)
Je kiest ervoor om je enkel bezig te houden met het werven en selecteren van je medewerkers en die vervolgens te plaatsen bij de door jou zelf verworven opdrachtgevers. Het payrollbedrijf verzorgt dan:
- De arbeidsovereenkomst: jij levert de gegevens aan, zij maken een contract
- Verloning en uitbetaling
- Pensioen
- Jaaropgaven
- Begeleiding en verzekering van arbeidsongeschikte medewerkers
Ook zal het payrollbedrijf namens jou je opdrachtgevers factureren, een kredietcheck uitvoeren op de bedrijven waarmee je zaken doet en je verzekeren tegen wanbetaling van je opdrachtgevers. Het payrollbedrijf zorgt voor de voorfinanciering van de lonen van je medewerkers en betalen de door jou behaalde marge.
Optie 2: jij factureert je opdrachtgevers (en draagt zelf het risico)
In de tweede optie kies je de variant waarin je betreft je uitzendmedewerkers alles laat regelen door het payrollbedrijf (dus salaris, pensioen, verzekeringen, etc.), maar je kiest ervoor om de facturatie naar je opdrachtgevers geheel zelf te verzorgen. Hiermee blijft het risico voor wanbetaling van je opdrachtgevers bij jouzelf liggen. Deze optie is met name geschikt voor ondernemers die financieel daadkrachtig genoeg zijn en dit risico willen en kunnen nemen.
Backoffice voor bestaande uitzendbureaus
Behalve de ondernemers die zelf een uitzendbureau beginnen, zijn er ook veel al bestaande uitzendbureaus die ervoor kiezen hun backoffice uit te besteden aan een hiervoor gespecialiseerd payrollbedrijf.
Vaak zijn de hoge kosten voor automatisering, het op peil houden van kennis van de ondernemer en medewerkers en de kosten van certificeringen en de daarbij behorende controles een goed argument om de gehele backoffice en de daarbij behorende rompslomp uit te besteden aan een payrollbedrijf.
Waarop moet je letten bij het kiezen van een goed payrollbedrijf?
Allereerst moet je op zoek naar een payrollbedrijf dat ruime ervaring heeft met het verzorgen van de backoffice van uitzendbureaus. Ook moet zij een backofficeproduct kunnen aanbieden die bij je eigen werkwijze past.
Een payrollbedrijf moet aan verschillende eisen voldoen. Denk hierbij aan:
- Een NEN-4400 1 certificering en een verklaring goed betalingsgedrag van de Belastingdienst.
- Kan het payrollbedrijf in de voor jou beste cao verlonen? Denk hierbij aan ABU, NBBU of NVUB
- Beschikt het payrollbedrijf over een G-rekening?
- Kan het payrollbedrijf, wanneer nodig, je voorzien van de benodigde kennis aangaande cao’s, inlenersbeloning, re-integratie van zieke medewerkers en arbeidsrecht?
- Biedt het payrollbedrijf een goede kredietcheck en kredietverzekering aan?
- Kan het payrollbedrijf je de lonen van de uitzendmedewerkers voorfinancieren?
- Is het mogelijk om de door jou behaalde marge direct uit te laten betalen door het payrollbedrijf?
Wil je meer weten over het beginnen van je eigen uitzendbureau of het verzorgen van de backoffice van je al gestarte uitzendbureau? Informeer vrijblijvend bij HSU.nl. HSU.nl is al ruim 15 jaar een bekende speler in de payrollbranche en bekend met alle vormen van payroll. Wij komen graag langs om je volledig te informeren.
